El Proceso de Delegación

Una vez que un grupo o un individuo toma una decisión, el siguiente paso es determinar, "¿Quién hará qué, cuándo y de qué manera?" La delegación es el proceso de compartir la responsabilidad a través de los resultados. Los líderes determinan los objetivos que deben alcanzar y los recursos disponibles, a continuación, comparten el plan de acción.

Paso 1: Identificar la necesidadEstablecer qué elegimos delegar. Crear una imagen de lo que queremos que sea el resultado.

Paso 2: Seleccionar la Persona
Identificar a quién le vamos a delegar y por qué hemos elegido esa persona.

* El orden de los pasos 1 y 2 se puede invertir en función del objetivo deseado de la delegación.

Paso 3: Planificación de la Delegación

• Resultados deseados:¿Cuál es el resultado a llevar a cabo en el ámbito de aplicación de este esquema de delegación? Crear una imagen de lo que queremos que sea el resultado.

• Situación actual:Determinar la realidad de la situación actual. ¿Dónde estamos hoy? Como líder, necesitamos necesita hacer una evaluación detallada de la situación, tanto interna como externamente, para obtener una clara comprensión de los factores que pueden ayudar u obstaculizar nuestros esfuerzos de establecer metas realistas.

• Objetivos:Definir y establecer metas. Estas metas realistas son los puntos de control que crean expectativas mutuas y forman la base para las decisiones más importantes. Los líderes saben que sin metas, la gente estará más orientada a la tarea que a los resultados. Como líderes, necesitamos establecer metas realistas, razonables, desafiantes y alcanzables y luego desmembrar esas metas en otras más pequeñas, que pueden ser asignadas a ciertos individuos de acuerdo con sus competencias y habilidades. Esto hace que estos objetivos menos colosales y más factibles. Cuando el equipo logra pequeños objetivos en el día a día los objetivos, están más cerca de alcanzar los objetivos de mediano y largo plazo.

Paso 4: Realizar una Reunión de la Delegación

Durante la reunión:

• Identificar los resultados específicos que deben alcanzarse. Identificar claramente lo que deseamos que sea el resultado final.
• Describir las pautas y limitaciones. Claramente qué aspectos de un objetivo no pueden cambiar y no son negociables.
• Revisar los estándares de desenvolvimiento. Establecer las normas de funcionamiento con la persona y revisar los criterios buscando claridad y acuerdo.

Paso 5: Crear un Plan de AcciónLa persona a la que se ha delegado la tarea debe desarrollar un plan de acción que comprenda los pasos que se tomarán para lograr la meta.

Paso 6: Revisión del Plan de Acción
Luego, deberemos reunirnos con la persona objeto de la delegación para discutir el plan de acción. Haga los ajustes necesarios hasta que ambas partes están de acuerdo.

Paso 7: Poner en práctica el Plan de Acción
El Plan de Acción se implementará cuando todo el mundo entienda su papel en la operación total, se compromete a la consecución de los resultados, y actúe de manera unificada y concertada para poner el plan en acción.

Paso 8: SeguimientoLos líderes exitosos hacen el seguimiento de las metas previas establecidas en el tercer paso de la delegación para mantener efectivo el proceso y estar atento a las desviaciones de los objetivos esperados. Al delegar, no se necesita involucrarse demasiado en los detalles específicos, pero sí concentrarse en aquellos factores que son críticos para el éxito del proyecto a fin de que puedan adoptarse medidas correctoras.