5 estrategias para salir adelante de su creciente carga de trabajo en la era digital

La mayoría de nosotros tenemos tantas tareas que hacer todos los días, que pueden parecer difíciles de manejar y abrumadoras. La carga de trabajo sólo parece incrementarse con cada semana que pasa. Y las llamadas telefónicas, correos electrónicos y redes sociales hacen que nos enfoquemos en lo último y urgente, en lugar de lo que es verdaderamente importante.

La carga de trabajo no va a cambiar, pero sí podemos cambiar la forma en que la manejamos. Al priorizar, podemos ordenar lo necesario de lo superfluo y dividir las tareas en objetivos manejables y acciones a seguir.

He aquí 5 estrategias que te ayudarán a priorizar tu trabajo:

1. Recortá las listas de tareas.

Eliminá ó mové aquellas tareas de tu lista que están en último lugar y, que en realidad no se harán. Esto dejará más espacio para trabajar en tareas que requieren mayor dedicación. Clasificá las tareas para determinar las que podés depurar. O utilizá uno de los muchos programas de software de gestión de tareas, algunas de las cuales incluso tienen aplicaciones para dispositivos móviles, para manejar más eficientemente tus listas de tareas.

2. Controlá tu bandeja de entrada.

El correo electrónico es una excelente manera de comunicarse, pero revisar la bandeja de entrada puede llevar mucho tiempo y suele ser abrumador. De todos los correos electrónicos que se reciben en un día, probablemente sólo el 20% de ellos valga la pena. El organizar y depurar el resto hará que los más importantes sean más fáciles de manejar.

3. Establecé metas.

Determiná cuál es tu objetivo principal de la semana y lo que es realmente secundario. Si te tomás el tiempo para pensar en ello, la respuesta puede sorprenderte. Y no sólo lo escribas y después te olvides. Revisá tus metas y disfrutá de la recompensa de completarlos, o de hacer ajustes si ya no parece viables. Este debe ser un documento vivo que cambia a medida que cambian tus necesidades. También podés utilizar aplicaciones del correo electrónico u otro software para manejar tus metas de manera digital, práctica.

4. Diferenciá lo importante de lo urgente.

Las interrupciones pueden parecer importantes, pero ¿lo son realmente? Determinar lo es que verdaderamente importante puede ayudarte a que te concentres en el trabajo que realmente hay que hacer. Las tareas urgentes parecieran necesitar que se hagan ya, pero tomate el tiempo de evaluar si esto es realmente así. Creá carpetas con acciones a tomar en tu correo electrónico o armá listas de tareas en algún software para no perder de vista tampoco las tareas no tan urgentes.

5. Organizá una agenda.

Pensá en esas tareas que decidiste eran importantes y asegurate de tener suficiente tiempo para trabajar en ellas. Tené en cuenta que siempre va a haber distracciones! Es importante saber administrar el tiempo para tener lugar para hacer todo esto y al mismo tiempo responder alguna llamada de emergencia sin sacrificar los elementos de alta prioridad.

¿Querés saber el secreto de Dale Carnegie que te ayudará a recordar nombres?

¿Cuántas veces hemos estado en una reunión o en una llamada telefónica y nos quedamos  “en blanco”, no pudiendo recordar el nombre de alguien? ¿Es Silvina o Silvana? ¿Julio o Julián? ¿Roxana o Romina?

El no poder recordar el nombre de alguien no sólo es vergonzoso, sino que para algunas personas puede hasta resultar insultante que los confundamos con otros  -y puede dañar seriamente nuestras relaciones de negocios. Dale Carnegie dijo una vez: "El nombre de una persona es para él o ella el sonido más dulce e importante en cualquier idioma".

Tengamos en cuenta entonces, estos útiles consejos:

1. Concentrémonos en la persona.

En el momento en que conocemos a alguien, démosle a él o ella toda nuestra atención. Hagamos contacto visual al saludar, al darle la mano; sonriamos y escuchemos con atención. Que aprender su nombre sea una prioridad. Tratemos de no distraernos. La habilidad para recordar nombres está relacionada con el esfuerzo y la concentración; no es una deficiencia cerebral.

2. Repitamos el nombre en voz alta.

No se trata de una repetición sin sentido. Se trata de, al conocer a alguien, incorporar su nombre inmediatamente en la conversación, diciéndolo en voz alta por lo menos dos veces, por ejemplo en forma de pregunta para confirmar que lo hemos oído bien y que lo estamos pronunciando correctamente, y luego usarlo lo más naturalmente posible, durante la conversación. Esto es especialmente útil si no estamos seguros acerca de la pronunciación o la ortografía.

3. Hagamos preguntas

Al hacer una pregunta, no sólo le damos a la persona la oportunidad de hablar, sino que a la vez tenemos tiempo para fijar su nombre en su memoria y envía el mensaje de que estamos interesados en él y lo a esa persona le importa. Una razón por la que a menudo no recordar nombres es que empezamos a hablar de nosotros mismos. Este error desvía la atención de la otra persona y nos priva de la valiosa oportunidad de retener y recordar el "sonido más dulce e importante de su nombre” y fijarlo en nuestra mente. Para evitar este contratiempo, hagamos una pregunta simple para conseguir que hablen primero.

4. Repitamos el nombre en silencio.

A medida que la otra persona está respondiendo nuestra pregunta, repitamos su nombre en silencio por lo menos diez veces en nuestra mente. Escuchemos lo que él o ella está diciendo, y asegurémonos de proporcionar las señales no verbales para mostrar que estamos interesados y atentos.

5. Elaboremos una vívida asociación entre el nombre y algo familiar.

Al mismo tiempo que estamos repitiendo en silencio el nombre, vinculémoslo con algo familiar para nosotros. Cuánto más extraña y exagerada sea la imagen que visualicemos, mejor. La otra persona nunca sabrá de esa imagen, de modo que podemos construir una realmente memorable.

6. Concluyamos la interacción usando el nombre.

A medida que nuestra interacción con la persona llega a su fin, asegurémonos de decir su nombre por última vez.  Por ejemplo: "Fue genial conocerte, Mario y espero que nos veamos otra vez" Después, podemos escribir el nombre para recordarlo mejor.

5 Sugerencias para llevar a cabo una Presentación Online eficaz

Las presentaciones online o webinars, son actualmente actividades del día a día para los profesionales de negocios. Esta nueva plataforma de comunicación viene con nuevas reglas. He aquí hay cinco sugerencias a tener en cuenta al planificar su próxima presentación digital.

1. AGENDA: Prepare su agenda en una diapositiva de PowerPoint con antelación y cargarlo en su reunión. El programa creará una referencia visual para usted y su audiencia. Es una buena idea utilizar las herramientas de anotación para resaltar y marcar los elementos sobre la marcha.

2. INVITACIONES: Use la tecnología existente para enviar las invitaciones digitalmente. Estas invitaciones proporcionan un enlace y los requerimientos de audio necesarios para asistir a la reunión. Las invitaciones permiten a los asistentes agregar la reunión a su calendario, asegurando así que se unirán a tiempo.

3. ORADORES: Organice un cronograma para sus oradores y la transición de uno a otro verbalmente, como una emisión de radio. Asigne a alguien para mantener la noción del tiempo y facilite los breaks y tiempos a través de la herramienta de chat, temporizador, o verbalmente, en función de lo que haya disponible.

4. COMUNICACIÓN: Utilice el audio y el chat para alentar la participación y propicie un clima de cordialidad en que los asistentes se sientan cómodos de hacer acotaciones. Asegúrese de que cada participante está conectado al audio y que pueda escuchar y ser escuchado.

5. TECNOLOGÍA: Use de las ventajas de la sala de reunión virtual para mejorar la experiencia de la reunión. Por ejemplo:

• Al trabajar con archivos, compartir la aplicación para ver el documento al mismo tiempo.
• Si está haciendo referencia a sitios web, utilice la función de compartir Internet para ver el sitio web en tiempo real.
• Si hay un espacio para “brainstorming” en la agenda, utilice el chat para gestionar eficazmente el proceso de una manera rápida y organizada.
• Si está desarrollando un flujo de proceso, use una pizarra y herramientas de dibujo para demostrar las ideas en conjunto y guardarlo para referencia en la conclusión de la reunión.

Más info:

http://argentina.dalecarnegie.com/events/presentation-skills-training/

7 Tips para el Networking

por Colleen Debaise para Entrepreneur) 

Los negocios exitosos van de la mano con el networking. Sin embargo, muchas personas tienen pavor de entrar en una habitación y presentarse ante un grupo de desconocidos.

Me han pedido que comparta mis mejores consejos sobre networking en  la Asociación Nacional de Mujeres Empresarias, de Filadelfia. Estos son los consejos más valiosos que he detectado - y puesto en práctica yo misma -a través de los años:

1. Resista la tentación de llegar tarde. Llegar temprano a un evento en donde tenemos pensado hacer networking es una estrategia mucho mejor que llegar tarde. Al estar dentro de los primeros asistentes, verás que está todo más tranquilo y calmado y las personas no se han unido a ningún grupo todavía. Entonces, es más fácil encontrar otras personas que no tienen aún compañeros de conversación.

2. Hacé preguntas sencillas. No tdes en el perímetro de la sala, esperando a que alguien se acerque. Para comenzar una conversación, simplemente dirigite a una persona o a un grupo, y decí: "¿Puedo acompañarte?” ó “Puedo unirme?” "¿Qué te trae a este evento?" Tené en cuenta escuchar atentamente sus respuestas. Si no sos una persona naturalmente extrovertida, es probable que seas un oyente muy bueno - y escuchar puede ser una excelente manera de conocer a una persona.

3. Dejá a un lado los argumento de venta. Recordá que la creación de redes tiene que ver con desarrollar relaciones. Hacé contactos relajados e informales; el objetivo no es vender en los breves  minutos que te lleva conocer a una persona. La idea es comenzar una conversación. Nos inclinamos a hacer negocios con personas cuya compañía disfrutamos.

Pero, si un cliente potencial te hace preguntas acerca de tu producto o servicio, Tené preparado una descripción sencilla de tu empresa y/ó actividad. Antes del evento, hacé una lista mental de los logros recientes, tales como nuevos clientes o proyectos que estés manejando. De esa manera, podrás fácilmente extraer un elemento de esa lista y traerlo a la conversación.

4. Transmití tu pasión. Inspirá a la gente a través de tu entusiasmo por tu producto o servicio. Dejá una impresión duradera contándoles una historia acerca de qué te apasiona de tu trabajo. Si hablás con entusiasmo sobre lo que disfrutás será contagioso. Cuando lográs transmitir tu pasión por lo que hacés establecés una memorable conversación.

5. Sonreí. Es simple –aunque a veces lo pasemos por alto.  Al sonreír, podrás manejar los nervios y también transmitirás una imagen cálida y amigable. Recordá sonreir antes de entrar en la sala o antes de iniciar una conversación. Y dejá afuera cualquier actitud negativa y temerosa que pueda influirte durante el networking.

6. No te apropies de la conversación. Algunas personas a las que no les gusta el networking podrían tender a acaparar la conversación. No te olvides que las personas más exitosas en esta materia (pensá en algunos que hayas conocido) son buenos para hacer que otras personas se sientan especiales. Hacé contacto visual, llamalos por sus nombres, escuchá lo que tienen para decir y sugerí temas que sean fáciles de tratar. Se trata de conversar; no de hablar y hablar.

7. Recordá hacer seguimiento. A menudo se dice que el networking es donde la conversación comienza, pero no es donde termina. Si tuviste una buena experiencia, preguntale a tu interlocutor sobre la mejor manera de mantenerse en contacto. Algunas personas prefieren el correo electrónico o el teléfono, mientras que otras prefieren las redes sociales como LinkedIn. Ponete en contacto dentro de las 48 horas del evento para mostrar que estás interesado y disponible, y con referencia a algo que hayan hablado, de manera que la persona te recuerde con facilidad.

4 Maneras de reducir la rotación y desarrollar compromiso en los empleados

En este entorno empresarial en constante cambio, la retención de empleados y  permanencia en el tiempo de los empleados no es lo que solía ser. La evidencia parece indicar que un gran número de empleados en la fuerza laboral actual cambia de trabajo cada dos años. En los primeros 10 años de su carrera, muchos de los trabajadores más jóvenes pueden tener hasta 8 puestos de trabajo. Entonces, ¿qué pueden hacer las empresas para retener a los mejores talentos? Comprometerlos es la clave! Un estudio reciente realizado por la consultora Towers Perrin, reveló que de casi 90.000 trabajadores de 19 países alrededor del 50% decían estar comprometidos con su empresa y no tener planes de abandonar su empresa.

Reconocemos que la mayoría de los profesionales considerará cambiar de empresa para ganar experiencia de trabajo adicional. Sin embargo, creemos que hay ciertos pasos que las empresas pueden tomar para mantener a los empleados comprometidos y generar lealtad con el fin de cultivar los talentos.

La búsqueda de la “felicidad profesional” es un viaje de toda la vida. Las empresas en el mercado actual deben proporcionar a su personal oportunidades para crecer en sus posiciones actuales y experimentar asimismo distintas áreas de trabajo. Además, deben buscar el compromiso a través de un reconocimiento sincero, recompensarlos y gratificarlos por sus logros y alentar sus ideas. Esto les permite sentirse involucrados en las iniciativas de su empresa. Y esta conexión con la empresa proporciona a los empleados un sentido de compromiso por lo que es menos probable que emigren hacia otras compañías.

He aquí algunas sugerencias al considerar los programas centrados en la participación de los empleados y desarrollar el talento de alto potencial:

Apoye  a los empleados en el desarrollo de habilidades fuertes

A menudo se contrata a los talentos “top” para dar soporte a  un proyecto o iniciativa estratégicos. En el punto en que los empleados piensan que el proyecto está perdiendo visibilidad o que la curva de aprendizaje es más lenta, comienzan a pensar en abandonar el proyecto, el departamento o la organización. Al apoyar a los miembros de un equipo en el desarrollo tanto de habilidades técnicas como de habilidades blandas (comunicación, auto- confianza, liderazgo, y relaciones interpersonales) una empresa puede demostrar así su interés por el desarrollo profesional de sus empleados. Un enfoque más holístico del desarrollo de los empleados es un primer paso clave para el compromiso de los empleados.

Prepare a los empleados para y apóyelos durante, los tiempos de transformación

Los individuos enfrentan transformaciones, cambios, tanto en su vida profesional como en su vida personal. Comenzar en un nuevo trabajo, tomar un nuevo rol, pasar a una nueva locación, todos éstos son momentos en que los cambios pueden abrumar a un empleado. Al ayudarlos a prepararse para las transformaciones y roles laborales y el papel, brindándoles nuestro apoyo durante las transiciones, y reconociendo sus éxitos en el nuevo escenario, las organizaciones pueden crear una conexión con los empleados que refuerce su compromiso con el equipo y su disposición a ayudar a otros en tiempos difíciles.

Impulse el sentido de pertenencia entre los empleados

El viejo  "actuar como si fuera propio" es un buen consejo. El reto es ponerlo en práctica. Es difícil construir un sentido de propiedad cuando los planes, actividades, y los detalles se “bajan” a usted. Los líderes hoy deben encontrar maneras de involucrar activamente a los empleados en el aporte de ideas, en los planes, actividades y resultados. Cuanto más involucrados estén los empleados en el éxito y más apoyados sean en convertir los fracasos en oportunidades de aprendizaje y crecimiento, más se podrá desarrollar un sentido de pertenencia propiedad para sus proyectos y que estén plenamente comprometidos en la prestación de resultados positivos consistentemente.

Ayude a los empleados a ver el vínculo entre sus esfuerzos actuales y las oportunidades a futuro

Cuando los empleados ven sus esfuerzos como una serie inconexa de actividades, es fácil comenzar a buscar otras oportunidades donde su trabajo sea más significativo. Si  están comprometidos en tareas aparentemente insignificantes, entonces su gerente considerará estas tareas como fundamentales para el proceso o les explicará con claridad cómo su trabajo apoya los resultados positivos de carácter estratégico. Proporcionar a los empleados de una  visión clara entre su trabajo y los propósitos de la organización es un método sólido de comprometerlos y de retener a los mejores talentos.

5 Consejos para sobrellevar la negatividad en el lugar de trabajo con entusiasmo

Las actitudes negativas son muy parecidos a la gripe común; puede empezar con un solo empleado, pero pronto todo el mundo está sintiendo los efectos y el deterioro en la moral y en el rendimiento. Pero a diferencia del resfriado común, no hay una cura. Sin embargo, el entusiasmo y las actitudes positivas pueden propagarse casi con la misma rapidez y mejoran el rendimiento impactando en la productividad!

A continuación, le damos 5 consejos para superar la negatividad lugar de trabajo con entusiasmo:

1. Convierta las barreras en oportunidades. - Mire las conductas y actitudes negativas como oportunidades de mejora. En lugar de temerle a estos problemas, usted puede mantener una actitud positiva y de control sobre sus respuestas. A menudo es uno mismo quien comienza con la negatividad, al hablarnos a nosotros mismos de una manera negativa. Cuando permitimos que esos mensajes vengan una y otra vez a nuestra mente, se oscurece nuestra visión de lo que podría mejorar y erosiona nuestra auto-confianza.

2. Reemplace el diálogo interno negativo con diálogo interno positivo. - Los pensamientos negativos conducen a la duda y al fracaso. Busque mensajes negativos en su propio pensamiento o en el pensamiento y las acciones de los demás. Pruebe cambiar los negativos por positivos. El pensamiento positivo se traducirá en acciones y resultados positivos.

3. Desarrolle relaciones basadas en la confianza. - Utilice una actitud positiva y entusiasmo para desarrollar relaciones. Las actitudes negativas hacen que sea difícil confiar en los demás, y sin confianza no se puede influir en un cambio positivo. La adopción de medidas para fomentar la confianza aumentará los niveles de confort y fortalecerá las relaciones.

4. Atraiga a las personas hacia su manera de pensar. La única manera de salir ganando en una discusión es evitarla. Si somos capaces de manejarlos correctamente, los desacuerdos pueden ser oportunidades de cambio positivo. Cuando surgen desacuerdos, muestre respeto por las opiniones ajenas; nunca le diga a alguien que está equivocado, y trate honradamente de ver las cosas desde otro punto de vista.

5. Desacuerde de manera amigable. - La pregunta clave que todos enfrentamos es: "¿Cómo podemos discrepar amablemente y al mismo tiempo hacer que nuestras ideas sean escuchadas? Mantenga abiertas las líneas de comunicación, tratando de ver las cosas desde una perspectiva diferente. Tómese el tiempo para realmente pensar en cómo la otra persona piensa y/ó siente de la manera en que lo hace.

10 cualidades de los líderes destacados

Si bien las fortalezas y capacidades individuales pueden variar, la mayoría de los expertos coinciden en que los líderes sobresalientes tienden a ver el mundo de manera similar. Un conjunto sólido de valores es particularmente importante, ya que es un compromiso con altos estándares éticos. Las cualidades más comúnmente observados en líderes sobresalientes son:

1. Liderazgo a través del ejemplo – Son ejemplo para los demás.

2. Visionarios – Proveen un sentido de dirección.

3. Comunicadores poderos – Tanto para hablar como para escuchar.

4. Confiables – Se comportan de una manera coherente, ética y justa.

5. Calmados – Tienden a mantener la calma bajo presión, aún cuando las cosas no van bien.

6. De mente abierta – Aceptan el disenso constructivo o los desacuerdos.

7. Profesionales – Y respetables, tanto en el trabajo como en sus vidas privadas.

8. Claros de pensamiento – Pueden simplificar para aumentar al máximo la comprensión y evitar confusiones.

9. Muestran respeto por todas las personas, sus opiniones y su capacidad para lograr resultados importantes.

10. Apoyan, ayudando a otros a construir sobre sus fortalezas y demuestran aprecio y reconocimiento.