La mayoría de
nosotros tenemos tantas tareas que hacer todos los días, que pueden parecer
difíciles de manejar y abrumadoras. La carga de trabajo sólo parece incrementarse
con cada semana que pasa. Y las llamadas telefónicas, correos electrónicos y
redes sociales hacen que nos enfoquemos en lo último y urgente, en lugar de lo
que es verdaderamente importante.
La carga de trabajo
no va a cambiar, pero sí podemos cambiar la forma en que la manejamos. Al priorizar,
podemos ordenar lo necesario de lo superfluo y dividir las tareas en objetivos
manejables y acciones a seguir.
He aquí 5
estrategias que te ayudarán a priorizar tu trabajo:
1. Recortá las
listas de tareas.
Eliminá ó mové
aquellas tareas de tu lista que están en último lugar y, que en realidad no se
harán. Esto dejará más espacio para trabajar en tareas que requieren mayor
dedicación. Clasificá las tareas para determinar las que podés depurar. O
utilizá uno de los muchos programas de software de gestión de tareas, algunas
de las cuales incluso tienen aplicaciones para dispositivos móviles, para
manejar más eficientemente tus listas de tareas.
2. Controlá tu
bandeja de entrada.
El correo
electrónico es una excelente manera de comunicarse, pero revisar la bandeja de
entrada puede llevar mucho tiempo y suele ser abrumador. De todos los correos
electrónicos que se reciben en un día, probablemente sólo el 20% de ellos valga
la pena. El organizar y depurar el resto hará que los más importantes sean más
fáciles de manejar.
3. Establecé metas.
Determiná cuál es tu
objetivo principal de la semana y lo que es realmente secundario. Si te tomás
el tiempo para pensar en ello, la respuesta puede sorprenderte. Y no sólo lo
escribas y después te olvides. Revisá tus metas y disfrutá de la recompensa de
completarlos, o de hacer ajustes si ya no parece viables. Este debe ser un
documento vivo que cambia a medida que cambian tus necesidades. También podés utilizar
aplicaciones del correo electrónico u otro software para manejar tus metas de
manera digital, práctica.
4. Diferenciá lo
importante de lo urgente.
Las interrupciones
pueden parecer importantes, pero ¿lo son realmente? Determinar lo es que
verdaderamente importante puede ayudarte a que te concentres en el trabajo que
realmente hay que hacer. Las tareas urgentes parecieran necesitar que se hagan ya,
pero tomate el tiempo de evaluar si esto es realmente así. Creá carpetas con
acciones a tomar en tu correo electrónico o armá listas de tareas en algún
software para no perder de vista tampoco las tareas no tan urgentes.
5. Organizá una
agenda.
Pensá en esas
tareas que decidiste eran importantes y asegurate de tener suficiente tiempo
para trabajar en ellas. Tené en cuenta que siempre va a haber distracciones! Es
importante saber administrar el tiempo para tener lugar para hacer todo esto y
al mismo tiempo responder alguna llamada de emergencia sin sacrificar los
elementos de alta prioridad.
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