5 Sugerencias para llevar a cabo una Presentación Online eficaz

Las presentaciones online o webinars, son actualmente actividades del día a día para los profesionales de negocios. Esta nueva plataforma de comunicación viene con nuevas reglas. He aquí hay cinco sugerencias a tener en cuenta al planificar su próxima presentación digital.

1. AGENDA: Prepare su agenda en una diapositiva de PowerPoint con antelación y cargarlo en su reunión. El programa creará una referencia visual para usted y su audiencia. Es una buena idea utilizar las herramientas de anotación para resaltar y marcar los elementos sobre la marcha.

2. INVITACIONES: Use la tecnología existente para enviar las invitaciones digitalmente. Estas invitaciones proporcionan un enlace y los requerimientos de audio necesarios para asistir a la reunión. Las invitaciones permiten a los asistentes agregar la reunión a su calendario, asegurando así que se unirán a tiempo.

3. ORADORES: Organice un cronograma para sus oradores y la transición de uno a otro verbalmente, como una emisión de radio. Asigne a alguien para mantener la noción del tiempo y facilite los breaks y tiempos a través de la herramienta de chat, temporizador, o verbalmente, en función de lo que haya disponible.

4. COMUNICACIÓN: Utilice el audio y el chat para alentar la participación y propicie un clima de cordialidad en que los asistentes se sientan cómodos de hacer acotaciones. Asegúrese de que cada participante está conectado al audio y que pueda escuchar y ser escuchado.

5. TECNOLOGÍA: Use de las ventajas de la sala de reunión virtual para mejorar la experiencia de la reunión. Por ejemplo:

• Al trabajar con archivos, compartir la aplicación para ver el documento al mismo tiempo.
• Si está haciendo referencia a sitios web, utilice la función de compartir Internet para ver el sitio web en tiempo real.
• Si hay un espacio para “brainstorming” en la agenda, utilice el chat para gestionar eficazmente el proceso de una manera rápida y organizada.
• Si está desarrollando un flujo de proceso, use una pizarra y herramientas de dibujo para demostrar las ideas en conjunto y guardarlo para referencia en la conclusión de la reunión.

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Demuestre confianza al hacer su Presentación

Pareciera que casi todo el mundo se intimida ante el pensamiento de tener que dar un discurso o una presentación. Hablar en público es difícil para muchos de nosotros, pero es algo que todos necesitamos hacer en algún momento. Aquí hay algunos indicadores que pueden ayudarlo a dar una presentación con mayor impacto

1. Esté Calmado
Uno de los primeros puntos a recordar cuando se da un discurso es estar calmado y relajado. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, pero es muy importante! Mientras más relajado se sienta, parecerá más seguro de sí mismo. Mientrqas confidente parezca, influenciará más a su audiencia. Antes de pararse frente a la audiencia puede ser de utilidad tomar algunos respiros hondos y meditar para ayudarlo a relajarse. Convénzase de estar calmado y haga todo lo posible por estar tranquilo.

2. Articule sus palabras.
Es muy importante hablar claro. La gente que balbucea pasa un mal momento al tratar de enviar su mensaje. Asegúrese de hablar claro para que la audiencia comprenda lo que está diciendo. También recuerde elegir palabras de fácil comprensión para la audiencia.

3. Muéstrese entusiasmado .
Cada una de las personas de la audiencia se estimula cuando un orador está lleno de energía y vida! Cuando esté dando su discurso sea optimista y entusiasta. Esto hará que la audiencia quiera prestar atención. Asegúrese de moverse alrededor del auditorio, y utilizar gestos que hagan animada su presentación. Es más encantador que pararse detrás de un podio mientras da su discurso.

4. Mida su ritmo.
Procure hablar a tempo. Trate de no hablar muy rápido, ya que pueden perderse ideas, y balbucear palabras. Al mismo tiempo, hable a paso bastante rápido para mantener la atención de la audiencia durante la presentación.

Y por último pero nomenos importante , recuerde que ha sido elegido para dar esta presentación porque es una autoridad en el tema. Trate de divertirse! Si conoce su material, y está preparado para la presentación, debería poder relajarse y hacer un trabajo maravilloso.

Sugerencias para mejorar sus preguntas y respuestas al hacer una presentación

Cuando Hace un tiempo, se nos acercó un cliente y nos comentó el siguiente problema: “Como vendedor de soluciones de software para el ámbito legal, debo convencer a los abogados para que adopten nuevas tecnologías que les permitan aumentar su desarrollo comprando mi producto. A menudo doy mis presentaciones acompañadas de sesiones de Preguntas y Respuestas, pero nadie tiene preguntas para hacerme. Como se puede imaginar, esto me resulta bastante frustrante. ¿Cómo puedo hacer que la gente que me escucha abra su mente y me haga preguntas?”

Una sesión de preguntas y respuestas es el complemento ideal para una presentación oral. Importa tanto la impresión posterior que se lleven de usted como la primera impresión.

Si usted da una presentación persuasiva con sesiones de preguntas y respuestas llenas de baches, dejará una impresión de debilidad y confusión. O aún peor, puede sembrar dudas sobre su credibilidad.

Pero no se preocupe, aquí le damos algunos consejos para que sus sesiones de preguntas y respuestas sean exitosas:

1. Prepare la sesión en forma completa, planifique todo, incluyendo las preguntas y respuestas que le pueden hacer, conteniendo aquellas que le pueden resultar hostiles. El ensayar su sesión de preguntas y respuestas puede ser una buena idea, además usted también puede agregar algunas. Esto beneficiará también a los participantes, porque tendrán mas tiempo para formular más y mejores preguntas mientras escuchan su presentación.

2. Conteste las preguntas en forma precisa pero no demasiado extensa, respaldada con hechos reales, datos y experiencia. Si usted no sabe contestar alguna de las preguntas, no adivine ni invente. Asegúreles a los que preguntan que usted volverá con respuestas. Con esto también reforzará la confianza.

3. Dé respuestas concisas a cuantas preguntas pueda. Una respuesta corta a menudo es más poderosa y convincente que una extensa explicación. No olvide responder a las preguntas de todos antes de volver a contestarle a otra persona.

4. Parafrasee las preguntas problemáticas. Con este simple procedimiento usted puede transformar el vocabulario negativo en positivo, clarificar una duda o presentar la información correctamente. También le da tiempo suficiente para pensar como va a lidiar con esa pregunta.

5. Avísele a su público cuando concluirá su sesión de Preguntas y Respuestas. Esto es mejor que decir “esta es la ultima pregunta” justo cuando esté frente a la cuestión más complicada.

Con esta “seguidilla” de respuestas al final de su presentación usted dejará una impresión sumamente positiva, e inspirará confianza y solidez.

Cómo hacer atractivos los visuales de su Presentación

Hacer una presentación persuasiva nunca fue un trabajo sencillo. Podemos integrar toda la tecnología con la que contamos hoy en día, todos los avances y las formas de presentar visuales. Hay unas pocas pautas o guías para ayudarlo a desarrollar visuales exitosos en sus presentaciones:

* Cuando usted esté preparando el contenido de su presentación, oranice el material que desea presentar gráficamente. Usted logrará una muy buena presentación cuando logre armonizar contenido y visuales en un solo paso del proceso. Asegúrese también que los visuales no sean la base de su presentación y de mostrarlos cuando sea apropiado.

* Cree visuales que sean claros y de calidad. Esto da una buena imagen de su presentación, su compañía, su negocio y de usted mismo. Si su compañía le facilita plantillas, úselas. Si no, puede hacerlas con PowerPoint (en el menú de Archivos, haga clic en Nuevo y eche un vistazo a las opciones de presentación.).

* Haga del diseño un punto fundamental. Seleccione fuentes de escritura simples como Arial, Tahoma o New Times Roman. Selecciones tamaños que la gente pueda leer con facilidad (seleccione tamaño 44 para los encabezados y 32 para los contenidos) Reduzca el tamaño de la fuente si esta haciendo una conferencia en la web, o cuando sus presentaciones se pueden leer en el monitor.

* Limite la cantidad de texto que aparece en cada transparencia. No utilice mas de seis palabras por renglón, y no más de seis líneas por visual .

* Busque variedad en sus transparencias. Tenga en cuenta que puede agregar diagramas, cuadros, tablas, clip art y galerías de sonidos en el caso de una presentación vía Internet. No exagere con tantos adornos recargados; si bien es difícil no caer en la tentación, pueden distraer la atención del auditorio.

* Utilice animaciones para mantener el interés. Si usted esta presentando información extraída de boletines, utilice la función de animación, esto ayuda a mantener a atención de público