El Proceso de Delegación

Una vez que un grupo o un individuo toma una decisión, el siguiente paso es determinar, "¿Quién hará qué, cuándo y de qué manera?" La delegación es el proceso de compartir la responsabilidad a través de los resultados. Los líderes determinan los objetivos que deben alcanzar y los recursos disponibles, a continuación, comparten el plan de acción.

Paso 1: Identificar la necesidadEstablecer qué elegimos delegar. Crear una imagen de lo que queremos que sea el resultado.

Paso 2: Seleccionar la Persona
Identificar a quién le vamos a delegar y por qué hemos elegido esa persona.

* El orden de los pasos 1 y 2 se puede invertir en función del objetivo deseado de la delegación.

Paso 3: Planificación de la Delegación

• Resultados deseados:¿Cuál es el resultado a llevar a cabo en el ámbito de aplicación de este esquema de delegación? Crear una imagen de lo que queremos que sea el resultado.

• Situación actual:Determinar la realidad de la situación actual. ¿Dónde estamos hoy? Como líder, necesitamos necesita hacer una evaluación detallada de la situación, tanto interna como externamente, para obtener una clara comprensión de los factores que pueden ayudar u obstaculizar nuestros esfuerzos de establecer metas realistas.

• Objetivos:Definir y establecer metas. Estas metas realistas son los puntos de control que crean expectativas mutuas y forman la base para las decisiones más importantes. Los líderes saben que sin metas, la gente estará más orientada a la tarea que a los resultados. Como líderes, necesitamos establecer metas realistas, razonables, desafiantes y alcanzables y luego desmembrar esas metas en otras más pequeñas, que pueden ser asignadas a ciertos individuos de acuerdo con sus competencias y habilidades. Esto hace que estos objetivos menos colosales y más factibles. Cuando el equipo logra pequeños objetivos en el día a día los objetivos, están más cerca de alcanzar los objetivos de mediano y largo plazo.

Paso 4: Realizar una Reunión de la Delegación

Durante la reunión:

• Identificar los resultados específicos que deben alcanzarse. Identificar claramente lo que deseamos que sea el resultado final.
• Describir las pautas y limitaciones. Claramente qué aspectos de un objetivo no pueden cambiar y no son negociables.
• Revisar los estándares de desenvolvimiento. Establecer las normas de funcionamiento con la persona y revisar los criterios buscando claridad y acuerdo.

Paso 5: Crear un Plan de AcciónLa persona a la que se ha delegado la tarea debe desarrollar un plan de acción que comprenda los pasos que se tomarán para lograr la meta.

Paso 6: Revisión del Plan de Acción
Luego, deberemos reunirnos con la persona objeto de la delegación para discutir el plan de acción. Haga los ajustes necesarios hasta que ambas partes están de acuerdo.

Paso 7: Poner en práctica el Plan de Acción
El Plan de Acción se implementará cuando todo el mundo entienda su papel en la operación total, se compromete a la consecución de los resultados, y actúe de manera unificada y concertada para poner el plan en acción.

Paso 8: SeguimientoLos líderes exitosos hacen el seguimiento de las metas previas establecidas en el tercer paso de la delegación para mantener efectivo el proceso y estar atento a las desviaciones de los objetivos esperados. Al delegar, no se necesita involucrarse demasiado en los detalles específicos, pero sí concentrarse en aquellos factores que son críticos para el éxito del proyecto a fin de que puedan adoptarse medidas correctoras.

¿Qué es el Programa de Competencias Interpersonales?

La Comunicación durante las Crisis (segunda Parte)

Actualmente, la mayoría de las organizaciones y de los individuos están pasando por un período de gran estrés. Es una época en la que estamos aprendiendo a valorar más que nunca la importancia de una comunicación efectiva.

Le presento algunos principios de comunicación que tienen como objetivo ayudar a los líderes a aliviar el estrés, desarrollar confianza e impulsar resultados en ambientes cargados de ansiedad e incertidumbre.

Hoy en día las orientaciones para una buena comunicación en situaciones de alto estrés siguen siendo las mismas que las que se recomiendan en períodos normales.

Recuerde siempre que la comunicación es, con frecuencia, el factor más crítico a la hora de enfrentar una crisis.

Reúnase cara a cara
Cuando le sea posible, tenga reuniones con su equipo de trabajo. Y mejor aún, hágalo más de una vez. En situaciones de estrés, un interlocutor puede no escuchar un mensaje la primera vez o no leer el material impreso en un primer encuentro. El seguimiento de las reuniones le dará la oportunidad de repetir la información las veces que fuera necesario hasta que todos la capten. Multiplicar los encuentros también brinda a los oyentes más oportunidades de evaluar y comentarle qué tan bien está encaminando el mensaje.

Fomente un feedback de 360°
La comunicación no puede ser solamente “de arriba hacia abajo”, particularmente en una crisis. Usted necesita recibir preguntas, inquietudes, e ideas de todos los miembros de la organización. Una vez más, las reuniones frecuentes con grupos e individuos son una buena manera de fomentar el diálogo en dos direcciones. También puede obtenerse un feedback útil a través de la escucha de comentarios informales; en los cuales se enterará de los temas que la gente está enfocando y, de esta manera, poder luego direccionar correctamente sus mensajes clave.

Espere lo imprevisible
En tiempos de crisis o cambios, lo imprevisible está destinado a ocurrir. La comunicación será más fluida si usted cuenta con un Plan de Respuesta adecuado y un manager designado para su manejo. Las acciones seguras tranquilizan a las personas y les da confianza en sus líderes.

Evalúe sus acciones
Preste atención y mida el impacto de sus comunicaciones. Ésta es la única manera de descubrir si está alcanzando sus objetivos. Ciertas preguntas siempre deberían formar parte de sus mediciones:

* ¿Me estoy comunicando clara y consistentemente?
* ¿Estoy brindando información precisa en tiempo y forma, en el momento y lugar adecuado?
* ¿Estoy repitiendo la información vital en múltiples formatos?
* ¿Me comunico de manera que todos y cada uno de los estilos de escucha y aprendizaje puedan responderme?

Viva con Entusiasmo y Vivirá Exitosamente

Viva la vida con entusiasmo! Dale Carnegie solía llamar a este principio “el poco conocido secreto del éxito”. Si alguien es entusiasta, es un generador de energía.

Esto se condice con las descripciones de personas que han superado la adversidad y logrado éxitos simplemente porque fueron entusiastas respecto de su trabajo, su proyecto o incluso respecto de vivir otro día al máximo. Frank Bettger, jugador de béisbol, solía escribir acerca de cómo se transformaba a sí mismo de un fracasado a un exitoso en cada partido. No habiendo tenido un gran talento, siempre amó lo que hacía y le puso su corazón y su mente cada minuto. Luego pudo usar esa misma estrategia para convertirse en uno de los vendedores de seguros de vida mejor pagados.

No siempre es fácil ser entusiasta. A veces la vida se desequilibra y el trabajo o la familia literalmente absorben su energía. Sin embargo, es posible crear entusiasmo. Ponga a prueba las siguientes estrategias:

1. Actúe feliz. Mucha gente se condiciona a sí misma a ser negativa. Temen ser vistos como muy exaltados. Algunos dicen que simplemente están siendo realistas al no entusiasmarse. De todos modos encuentro que si simplemente actúo entusiasta, eventualmente se convertirá en real. Otros recogerán mi entusiasmo, se exaltarán ellos mismos y luego me retro-alimentarán su entusiasmo. Se convierte en un hermoso círculo de energía.

2. Cree una misión y visión. Mi experiencia es que la gente se excita más cuando ve la imagen global. Por ejemplo, una vez se les preguntó a trabajadores de una planta de defensa qué estaban haciendo. La respuesta fue muy técnica, pero lo esencial fue que ellos realmente no sabían lo que estaban haciendo para ayudar a mantener a salvo el mundo. De hecho, estaban fabricando una parte de un sistema de misiles que se usó en la guerra del Golfo. Posiblemente, ellos hubieran sido mucho más entusiastas respecto de lograr una alta calidad y productividad si hubiesen conocido la importancia de su trabajo en el esquema general.

Esto es cierto en cualquier área. Generalmente ignoramos el trabajo de los empleados administrativos, por ejemplo. No le recordamos a los empleados contables cuán crítico es su trabajo para mantener la calificación crediticia de la empresa que, llegado el momento, ayuda a la organización a gastar menos en intereses o a poner más en inversiones. Su competente trabajo ayuda a desarrollar una empresa más fuerte y saludable que provee empleo para ellos y sus compañeros. Los empleos más mundanos, cuando están bien hechos, pueden de hecho transformar una organización.

3. Déle la oportunidad a la gente para ser entusiasta. El gerente de mantenimiento de un hospital tenía una educación hasta el sexto grado y aún así le ahorró al hospital $ 15.000 al inventar una nueva manera de abrir las puertas de los quirófanos. Él nunca supo que el hospital se interesaba en sus ideas hasta este entrenamiento.

4. No critique, no condene ni se queje. Y trate de no rodearse de personas que lo hacen. Simplemente salga del lugar y diga que se rehúsa a dejar que la negatividad de los demás afecte su entusiasmo. Decida conscientemente generar entusiasmo positivo.

5. Mantenga la perspectiva. La vida es demasiado corta para soportar la negatividad. Vea el entusiasmo en cada situación. Sea entusiasta respecto de la posibilidad de marcar la diferencia incluso con sus acciones más pequeñas: sonría, mantenga la puerta del ascensor, deje que otro maneje cuando hay mucho tránsito... incluso estas simples acciones pueden marcar una diferencia en la vida de otro. Y eso es algo para lo que hay que ser entusiasta.

Establezca metas alcanzables y medibles para usted y su equipo

Los líderes deben estar determinados a enfocarse en sus metas y a realizar coaching a sus empleados para que hagan lo mismo para perseverar en su logro.

Priorice sus objetivos. El primer paso es hacer una reunión de “brainstorming” que permita constituir una lista de todo lo que espera lograr. Esto debe hacerse en forma grupal, con su equipo y con las personas que diseñan los proyectos. Una vez hecho este listado, hace falta poner las ideas en categorías: urgentes, importantes, innecesarias. Luego, desarrollar nuevos objetivos específicos para todo lo que necesita llevarse a cabo.

Establezca un cronograma con metas intermedias. Ahora que tenemos la lista de lo que se necesita hacer, hagamos una agenda de manera de poner plazos de realización a todas las ideas. Las metas urgentes deben ser tratadas con celeridad, por eso establecer límites de tiempo para ellas es vital. Además, si establecemos pasos intermedios para metas a largo plazo, tendremos la certeza de que el proceso está progresando sin problemas ó si debemos alterar algún paso para llegar a nuestra fecha límite. Estas metas intermedias también permiten evaluar la performance del equipo y determinar qué estrategias son efectivas para lograr las metas.

Comunique los objetivos y el proceso a su equipo. Esté seguro de que cada miembro del equipo entiende la importancia de cumplir con los tiempos establecidos para el logro de los objetivos. Obtenga el aporte de todos ellos sobre el mejor modo de alcanzarlos. Finalmente, pídales que trabajen en algún aspecto específico del objetivo general, haciéndoles saber que son personalmente responsables de su cumplimiento.

Recompense. Fijar objetivos es una de las partes más fáciles de su trabajo. Ahora, debe mantener a su equipo y a sí mismo motivado para lograr sus metas a pesar de los cambios constantes en su trabajo. Uno de los motivadores de mayor peso es dar una recompensa cada vez que se alcanza un objetivo. Puede ser tan pequeño como una caja bombones ó por qué no, una carta personal de felicitación. Sólo asegúrese de que cada uno sepa que usted valora su esfuerzo y tiempo.

Cómo manejar los errores de los empleados

Muchas veces hemos escuchado la frase “todos cometemos errores”. Como esto es inevitable, es importante saber manejarlos lo más efectivamente posible para reducirlos al máximo y evitar la rotación. Estos son algunos principios para usar a la hora de tratar los errores de las personas que trabajan a nuestro lado:

Desarrollar Empatía – Cuando llamemos a un empleado para tratar una equivocación, una manera de hacerlo es comenzar con un elogio honesto que sea apoyado con evidencia. Elijamos un comportamiento que podamos destacar que hayamos observado en el pasado reciente.

Relaciónelo con la Situación – Luego, tratemos de enfocarnos en el problema y no en la persona. Deberíamos darle al empleado la posibilidad de explicar lo que ocurrió y luego hacerle saber lo que sabemos del problema. Reduciendo la actitud defensiva y no sacando conclusiones apresuradas, saldrán a la luz las diferentes perspectivas, y se podrán identificar las causas de raíz del problema.

Restaure el desempeño – Hacer un esfuerzo por remediar el problema, reducirá la posibilidad de que el error ocurra nuevamente, y ayudará a recomponer el desempeño de esta persona.

Asegure al miembro del equipo – Recordémosle a esta persona su valor y su importancia para la empresa. También debería comprender que nosotros estamos interesados y comprometidos con su éxito y con su crecimiento.

Cuando sea necesario, remuévalo – A veces nos damos cuenta de que el empleado no es adecuado para una tarea, proyecto o área en particular. Es posible que necesitemos explorar las fortalezas, intereses, y metas del empleado, y buscar un mejor lugar dentro de la empresa para que el empleado pueda desarrollarse.

Para ver el Programa relacionado visite:

www.dalecarnegie.com.ar/Liderazgo_comunicacion_eficaz_y_relaciones_interpersonales.htm y
www.dalecarnegie.com.ar/Liderazgo_para_directivos.htm