5 Sugerencias para llevar a cabo una Presentación Online eficaz

Las presentaciones online o webinars, son actualmente actividades del día a día para los profesionales de negocios. Esta nueva plataforma de comunicación viene con nuevas reglas. He aquí hay cinco sugerencias a tener en cuenta al planificar su próxima presentación digital.

1. AGENDA: Prepare su agenda en una diapositiva de PowerPoint con antelación y cargarlo en su reunión. El programa creará una referencia visual para usted y su audiencia. Es una buena idea utilizar las herramientas de anotación para resaltar y marcar los elementos sobre la marcha.

2. INVITACIONES: Use la tecnología existente para enviar las invitaciones digitalmente. Estas invitaciones proporcionan un enlace y los requerimientos de audio necesarios para asistir a la reunión. Las invitaciones permiten a los asistentes agregar la reunión a su calendario, asegurando así que se unirán a tiempo.

3. ORADORES: Organice un cronograma para sus oradores y la transición de uno a otro verbalmente, como una emisión de radio. Asigne a alguien para mantener la noción del tiempo y facilite los breaks y tiempos a través de la herramienta de chat, temporizador, o verbalmente, en función de lo que haya disponible.

4. COMUNICACIÓN: Utilice el audio y el chat para alentar la participación y propicie un clima de cordialidad en que los asistentes se sientan cómodos de hacer acotaciones. Asegúrese de que cada participante está conectado al audio y que pueda escuchar y ser escuchado.

5. TECNOLOGÍA: Use de las ventajas de la sala de reunión virtual para mejorar la experiencia de la reunión. Por ejemplo:

• Al trabajar con archivos, compartir la aplicación para ver el documento al mismo tiempo.
• Si está haciendo referencia a sitios web, utilice la función de compartir Internet para ver el sitio web en tiempo real.
• Si hay un espacio para “brainstorming” en la agenda, utilice el chat para gestionar eficazmente el proceso de una manera rápida y organizada.
• Si está desarrollando un flujo de proceso, use una pizarra y herramientas de dibujo para demostrar las ideas en conjunto y guardarlo para referencia en la conclusión de la reunión.

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Demuestre confianza al hacer su Presentación

Pareciera que casi todo el mundo se intimida ante el pensamiento de tener que dar un discurso o una presentación. Hablar en público es difícil para muchos de nosotros, pero es algo que todos necesitamos hacer en algún momento. Aquí hay algunos indicadores que pueden ayudarlo a dar una presentación con mayor impacto

1. Esté Calmado
Uno de los primeros puntos a recordar cuando se da un discurso es estar calmado y relajado. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, pero es muy importante! Mientras más relajado se sienta, parecerá más seguro de sí mismo. Mientrqas confidente parezca, influenciará más a su audiencia. Antes de pararse frente a la audiencia puede ser de utilidad tomar algunos respiros hondos y meditar para ayudarlo a relajarse. Convénzase de estar calmado y haga todo lo posible por estar tranquilo.

2. Articule sus palabras.
Es muy importante hablar claro. La gente que balbucea pasa un mal momento al tratar de enviar su mensaje. Asegúrese de hablar claro para que la audiencia comprenda lo que está diciendo. También recuerde elegir palabras de fácil comprensión para la audiencia.

3. Muéstrese entusiasmado .
Cada una de las personas de la audiencia se estimula cuando un orador está lleno de energía y vida! Cuando esté dando su discurso sea optimista y entusiasta. Esto hará que la audiencia quiera prestar atención. Asegúrese de moverse alrededor del auditorio, y utilizar gestos que hagan animada su presentación. Es más encantador que pararse detrás de un podio mientras da su discurso.

4. Mida su ritmo.
Procure hablar a tempo. Trate de no hablar muy rápido, ya que pueden perderse ideas, y balbucear palabras. Al mismo tiempo, hable a paso bastante rápido para mantener la atención de la audiencia durante la presentación.

Y por último pero nomenos importante , recuerde que ha sido elegido para dar esta presentación porque es una autoridad en el tema. Trate de divertirse! Si conoce su material, y está preparado para la presentación, debería poder relajarse y hacer un trabajo maravilloso.

Sugerencias para mejorar sus preguntas y respuestas al hacer una presentación

Cuando Hace un tiempo, se nos acercó un cliente y nos comentó el siguiente problema: “Como vendedor de soluciones de software para el ámbito legal, debo convencer a los abogados para que adopten nuevas tecnologías que les permitan aumentar su desarrollo comprando mi producto. A menudo doy mis presentaciones acompañadas de sesiones de Preguntas y Respuestas, pero nadie tiene preguntas para hacerme. Como se puede imaginar, esto me resulta bastante frustrante. ¿Cómo puedo hacer que la gente que me escucha abra su mente y me haga preguntas?”

Una sesión de preguntas y respuestas es el complemento ideal para una presentación oral. Importa tanto la impresión posterior que se lleven de usted como la primera impresión.

Si usted da una presentación persuasiva con sesiones de preguntas y respuestas llenas de baches, dejará una impresión de debilidad y confusión. O aún peor, puede sembrar dudas sobre su credibilidad.

Pero no se preocupe, aquí le damos algunos consejos para que sus sesiones de preguntas y respuestas sean exitosas:

1. Prepare la sesión en forma completa, planifique todo, incluyendo las preguntas y respuestas que le pueden hacer, conteniendo aquellas que le pueden resultar hostiles. El ensayar su sesión de preguntas y respuestas puede ser una buena idea, además usted también puede agregar algunas. Esto beneficiará también a los participantes, porque tendrán mas tiempo para formular más y mejores preguntas mientras escuchan su presentación.

2. Conteste las preguntas en forma precisa pero no demasiado extensa, respaldada con hechos reales, datos y experiencia. Si usted no sabe contestar alguna de las preguntas, no adivine ni invente. Asegúreles a los que preguntan que usted volverá con respuestas. Con esto también reforzará la confianza.

3. Dé respuestas concisas a cuantas preguntas pueda. Una respuesta corta a menudo es más poderosa y convincente que una extensa explicación. No olvide responder a las preguntas de todos antes de volver a contestarle a otra persona.

4. Parafrasee las preguntas problemáticas. Con este simple procedimiento usted puede transformar el vocabulario negativo en positivo, clarificar una duda o presentar la información correctamente. También le da tiempo suficiente para pensar como va a lidiar con esa pregunta.

5. Avísele a su público cuando concluirá su sesión de Preguntas y Respuestas. Esto es mejor que decir “esta es la ultima pregunta” justo cuando esté frente a la cuestión más complicada.

Con esta “seguidilla” de respuestas al final de su presentación usted dejará una impresión sumamente positiva, e inspirará confianza y solidez.

Cómo hacer atractivos los visuales de su Presentación

Hacer una presentación persuasiva nunca fue un trabajo sencillo. Podemos integrar toda la tecnología con la que contamos hoy en día, todos los avances y las formas de presentar visuales. Hay unas pocas pautas o guías para ayudarlo a desarrollar visuales exitosos en sus presentaciones:

* Cuando usted esté preparando el contenido de su presentación, oranice el material que desea presentar gráficamente. Usted logrará una muy buena presentación cuando logre armonizar contenido y visuales en un solo paso del proceso. Asegúrese también que los visuales no sean la base de su presentación y de mostrarlos cuando sea apropiado.

* Cree visuales que sean claros y de calidad. Esto da una buena imagen de su presentación, su compañía, su negocio y de usted mismo. Si su compañía le facilita plantillas, úselas. Si no, puede hacerlas con PowerPoint (en el menú de Archivos, haga clic en Nuevo y eche un vistazo a las opciones de presentación.).

* Haga del diseño un punto fundamental. Seleccione fuentes de escritura simples como Arial, Tahoma o New Times Roman. Selecciones tamaños que la gente pueda leer con facilidad (seleccione tamaño 44 para los encabezados y 32 para los contenidos) Reduzca el tamaño de la fuente si esta haciendo una conferencia en la web, o cuando sus presentaciones se pueden leer en el monitor.

* Limite la cantidad de texto que aparece en cada transparencia. No utilice mas de seis palabras por renglón, y no más de seis líneas por visual .

* Busque variedad en sus transparencias. Tenga en cuenta que puede agregar diagramas, cuadros, tablas, clip art y galerías de sonidos en el caso de una presentación vía Internet. No exagere con tantos adornos recargados; si bien es difícil no caer en la tentación, pueden distraer la atención del auditorio.

* Utilice animaciones para mantener el interés. Si usted esta presentando información extraída de boletines, utilice la función de animación, esto ayuda a mantener a atención de público

Aproveche al máximo su voz

¿Qué debemos tener en cuenta para tener mayor impacto en nuestra comunicación? He aquí algunos tips sencillos pero fundamentales para usar uno de nuestros más importantes recursos: nuestra voz.

1. Articular, articular, articular.
Si usted titubea, o pronuncia mal las palabras, pueden perderse los puntos importantes que usted trata de comunicar. O lo que es peor, la gente simplemente no lo tomará en serio.

2. Varíe su tono.
Nada aburre más a los oyentes que alguien que habla en un solo tono. Proyecte su voz con claridad y fuerza. Aprenda a graduar su tono de voz, y a acentuar las palabras fuertes. Estas ayudas mantienen a la audiencia involucrada en su discurso.

3. Use el ritmo correcto.
No hable en un modo lento. La velocidad del discurso afecta la interpretación de su mensaje. Hable rápido cuando quiera transmitir entusiasmo o emergencia. Reduzca la velocidad cuando quiera que sus palabras sean recordadas.

4. Controle su volumen.
Proyecte su voz para que el auditorio pueda escucharlo fácilmente. Aumente y disminuya el volumen de su voz cuando desee subrayar ciertas palabras o conceptos.

5. Deshágase de las Muletillas.
Evite adornar las oraciones con “viste, ehh, estee, etc. Esto le resulta pesado a los oyentes y hace que el orador se vea nervioso o perezoso. Rompa este hábito si lo tiene.

Es difícil saber cómo usted le suena a otras personas. Trate de utilizar un grabador para grabarse durante algunas horas. Registre conversaciones en la oficina y en el teléfono. Escuche la cinta, escúchese cómo suena. Y aplique estas ideas para generar cambios positivos.

Haga fácil el hablar en público: Prepárese

Prepárese. Prepárese. Prepárese. Nunca usted podrá estar demasiado preparado para hacer una presentación. Conocer su presentación de cabo a rabo puede ayudar a que usted aumente su auto-confianza y a facilitar un mejor manejo de su temor y ansiedad. La preparación no sólo significa saber qué va a decir, también incluye cómo va a hacer esa presentación. He aquí algunos tips que le ayudarán a crear ser un presentador eficaz y a superar el temor de hablar en público.

Haga una apertura memorable

Su apertura, da a su audiencia una primera impresión. Haga saber a su auditorio el propósito de su presentación. Descubra que esperan de su tema y qué cosas podrían ya saber sobre eso. Considere cómo captar su atención. Si usted necesitara transmitir malas noticias vea de qué manera conectarse con sus oyentes desde el mismo inicio de la charla. Debemos estar preparados con una buena apertura porque establece el tono de toda su presentación

Enfóquese en los Puntos Principales

Conozca los puntos clave que usted tendrá que abarcar. Esto le ayudará a manejar su ansiedad y aumentará su confianza. Subraye los conceptos principales en sus visuales o en un cuaderno de notas; mejor aún, use una técnica de memoria, como un “apilado” para que recuerde la secuencia de los temas a tratar. Evite tratar de memorizar su presentación porque de esta manera sonará artificial y usted se sentirá incómodo.

Fortaleza sus ideas con Evidencias

Siempre es importante brindar evidencia que resista la exposición de sus puntos clave. La evidencia fortalecerá su presentación y le dará la oportunidad de explicar cada punto de una manera más ilustrativa.

Cierre con un pedido de Acción

El cierre será la última impresión que su audiencia tendrá de su presentación. Es importante tener en mente el propósito de su presentación y así determinar el Cierre apropiado. Enfatice la Acción o las acciones que recomienda a su audiencia que tome en el futuro. Esto puede ser un buen resumen del contenido de su presentación y así se asegura de dejar en su audiencia una clara dirección a seguir.

Recuerde: los nervios son normales.

La mayoría de las personas se ponen ansiosas ante una presentación. Recuerde que la gente que no siente esa ansiedad y estrés puede parecer que subestima a su audiencia. Reemplace las ideas negativas y conviértalas en afirmaciones positivas para usted y para los resultados.

Usted es humano

Permítase tener errores. No trate de ser un presentador perfecto. Una pausa breve para recopilar sus pensamientos puede parecerle una eternidad, pero no lo es. Hable sobre experiencias personales. Conduzca su presentación como si usted estuviera manteniendo una charla con su auditorio.

Pida Feedback

Se sorprenderá. Acepte e internalice los elogios que reciba sin minimizarlos. Piense en lo que hizo bien en vez de lo que hizo mal o lo que le faltó. Propóngase áreas de mejora para la siguiente presentación. No diez, ni veinte. Enfoquese en una o dos.

Prepárese para el éxito futuro.

Vea a cada presentación que de cómo una oportunidad de desarrollo. Disfrute de la experiencia. Use cada presentación como una oportunidad de practicar su auto-confianza y habilidades para su próxima presentación.

Clave de la Semana

El uso de evidencia es una parte esencial de una presentación efectiva. Una pregunta que puede tener el auditorio y que a veces no expresa es ¿Por qué debería creer lo que dice? Los oyentes no tienen por qué creer lo que usted dice; más bien, es responsabilidad del presentador convencer a la audiencia.

La mejor herramienta que podemos usar en este caso es la EVIDENCIA, la que nos convierte automáticamente en “creyentes”. Como evidencia podemos usar:

· Demostraciones

· Ejemplos

· Datos

· Estadísticas

· Testimonios

· Analogías

· Exhibiciones o Muestras

Clave de la semana

Tenemos la responsabilidad personal y profesional de saber cómo presentar a nuestra empresa, nuestras ideas y a nosotros mismos de la mejor forma posible. He aquí algunos tipos para organizar mejor sus presentaciones:

· Seleccione una frase de apertura positiva, que capte la atención de su auditorio.
· Determine los puntos principales de su mensaje
· Seleccione ilustraciones que apoyen su mensaje
· Deja a la audiencia con una impresión favorable y memorable

Tips para hacer Presentaciones

A la hora de Presentar, tenemos que tener en cuenta la siguiente secuencia: planificación, preparación, práctica y presentación.

Para dejar un impacto significativo en nuestro auditorio, tomemos nota además de las siguientes sugerencias:

• Conozca el tema. Lo peor que usted puede hacer es no saber suficiente sobre el tema del que está hablando. Usted necesita conocerlo en su totalidad. Y exponerlo con entusiasmo.
• Comience hablando de sus experiencias personales y laborales de manera tal que se pueda conectar con el tema. Es más fácil hablar con confianza desde una perspectiva personal. Además, ayuda a aumentar la credibilidad de su audiencia.
• Establezca cuáles son las ideas y puntos más importantes a fin de recordarlos. De lo contrario caerá en el pecado de “leerle” a su público, debilitando la conexión con él. Sólo en algunas ocasiones, el escribir un discurso tiene sentido; particularmente si se tratan temas legales.
• Cuando practique recuerde que va hablar ante personas. El sólo repasar no basta. Practique su presentación solo, con otros o bien grabándolo en audio o en video. Y mejor aún, haga las tres cosas.
• Si utiliza visuales, asegúrese de no abusar. Usted es su presentacion. Los visuales son un complemento, pero no el protagonista tiene que ser usted.
• Tenga preparadas dos o tres preguntas y respuestas en caso que la audiencia no sea participativa. Esto hace que la gente se involucre.
• Conozca a su auditorio. Investigue quiénes son, cuáles son sus valores, qué es importante para ellos, y/ó por qué lo invitaron a hablar.

Presentaciones de Alto Impacto

Participantes de la empresa AON Risk Services

del ProgramaPRESENTACIONES DE ALTO IMPACTO
Buenos Aires, 4 y 11 de Mayo de 2009

Presentaciones de Alto Impacto

Participantes del Programa
PRESENTACIONES DE ALTO IMPACTO

Buenos Aires, 7 y 8 de Mayo de 2009

Presentaciones de Alto Impacto

Participantes de la empresa AON Risk Services del Programa
PRESENTACIONES DE ALTO IMPACTO

Buenos Aires, 22 y 29 de Abril de 2009

Presentaciones de Alto Impacto

Participantes de la empresa JANSSEN CILAG del Programa

PRESENTACIONES DE ALTO IMPACTO
Buenos Aires, 27 y 28 de Abril de 2009

Presentaciones de Alto Impacto

Participantes del Programa

PRESENTACIONES DE ALTO IMPACTO

Buenos Aires, 23 y 24 de Abril de 2009

Cómo aprovechar al máximo su voz

Los buenos oradores utilizan su voz para crear una fuerte impresión sobre sus oyentes.

Aquí le brindamos cinco prácticas que pueden ayudarlo a mejorar su comunicación1.

Articular, articular, articular - Si usted titubea, o pronuncia mal las palabras, pueden perderse los puntos importantes que trata de comunicar. O lo que es peor, la gente simplemente no lo tomará en serio.

Varíe su tono - Nada aburre más a los oyentes que alguien que habla en un solo tono. Proyecte su voz con claridad y fuerza. Aprenda a graduar su tono de voz, y a acentuar las palabras fuertes. Estas ayudas mantienen a la audiencia involucrada en su discurso.

Use el ritmo correcto - No hable en un modo lento. La velocidad del discurso afecta la interpretación de su mensaje. Hable rápido cuando quiera transmitir entusiasmo o emergencia. Reduzca la velocidad cuando quiera que sus palabras sean recordadas.

Controle su volumen - Proyecte su voz para que el auditorio pueda escucharlo fácilmente. Aumente y disminuya el volumen de su voz cuando desee subrayar ciertas palabras o conceptos.

Deshágase de las Muletillas - Evite adornar las oraciones con “viste, ehh, estee”, etc. Esto le resulta pesado a los oyentes y hace que el orador se vea nervioso o perezoso. Rompa este hábito si lo tiene. Es difícil saber cómo usted le suena a otras personas.

Trate de utilizar un grabador para grabarse durante algunas horas. Registre conversaciones en la oficina y en el teléfono. Escuche la cinta, escúchese cómo suena. Y aplique estas ideas para generar cambios positivos.

Para más información, visite:

http://www.dalecarnegie.com.ar/Presentaciones_de_Alto_Impacto.htm

¿Cómo estructurar una Presentación?

El orador efectivo debe tener una presentación organizada y que siga un propósito. La estructura básica de una presentación exitosa comprende:

- APERTURA – Que atraiga favorablemente la atracción inmediata y el interés del auditorio.

- MENSAJE – Que exponga claramente su tema.

- EVIDENCIA – Establece credibilidad e inspira respeto y confianza.

- CIERRE – Memorable, que deje en el auditorio una buena impresión

Vea http://www.dalecarnegie.com.ar/Presentaciones_de_Alto_Impacto.htm